consolidacion y tablas dinamicas

CONSOLIDACION DE DATOS

La herramienta de Consolidar Datos permite combinar los valores de varios rangos de celdas. Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo con calificaciones de un mismo grupo en  diferentes  periodos  o  meses,  puede  utilizar  una  consolidación  para  reunir  estas calificaciones en una hoja de cálculo de promedio finales para todo el grupo.

 Excel permite consolidar datos de varios modos los cuales se describen a continuación.
CONSOLIDACIÓN

Esta función permite combinar valores de varios rangos de datos ubicados en diferentes hojas de cálculo.

La consolidación de datos es un proceso por el cual se analiza información obtenida de sistemas heredados o lícitamente intercambiada con otras entidades, para obtener una organización de datos legible e interpretable a los efectos de su uso o evaluación desde un punto de vista determinado.

En algunos casos el proceso se encuentra dirigido a la simple "traducción", es decir, a la recuperación de datos concretos y su formateo para luego importarlo en un sistema vigente.
En otros se busca conformar tablas reducidas con valores calculados a partir del agrupamiento de registros en cosideración de uno o más parámetros.

Si bien en general estos procesos brindan en principio un resultado estático, es decir, una foto de los datos existentes desde un punto de vista determinado; pueden desarrollarse múltiples interfaces de bajo costo que permitan diferentes criterios de agrupamiento o interpretación e incluso conformar nuevas tablas consolidadas a través de consultas automatizadas, llegando al punto de convertirse en interfaces de consulta totalmente dinámicas. 

La consolidación de datos implica también la revisión de coherencia e isomorfismos, la cual puede llevar a al descarte de algunos registros, los cuales deben ser tenidos en cuenta para definir estadísticamente la precisión de la muestra resultante.

Imagina que después de recopilar la información sobre las ventas de nuestros productos en diferentes países tenemos un libro de Excel donde cada hoja tiene la información de un mes en específico.

Necesito consolidar la información en una sola hoja para poder crear mi reporte, pero ¿cómo puedo hacerlo de una manera sencilla? Para consolidar datos en Excel tenemos el comando Consolidar que nos ayuda a obtener el resultado deseado de una manera fácil. Supongamos que la información de las 3 hojas de Excel es la siguiente.

Comando Consolidar en Excel

Para consolidar los datos crearé una nueva hoja y haré clic en el botón Consolidar que se encuentra en la ficha Datos dentro del grupo Herramientas de datos.

Se mostrará el cuadro de diálogo Consolidar en donde se deberá especificar cada uno de los rangos de las diferentes hojas. Puedes hacer clic en el botón de selección de referencia para seleccionar los rangos fácilmente.

Una vez especificada la referencia se debe pulsar el botón Agregar. De la misma manera se deben agregar cada una de las hojas hasta tener todas las referencias enlistadas. Finalmente debo marcar los cuadros de selección de rótulos en la Fila superior y en Columna Izquierda de manera que los datos sean presentados adecuadamente.

Al pulsar el botón Aceptar, Excel realizará la consolidación de los datos y los colocará en la nueva hoja de Excel.

De esta manera la información que antes estaba en diferentes hojas de Excel ha sido consolidada correctamente en una sola hoja.

Consolidar datos en varias hojas de cálculo

Para resumir los resultados de hojas de cálculo independientes y elaborar informes con ellos, puede consolidar datos de cada una de ellas en una hoja de cálculo maestra. Las hojas de cálculo pueden estar en el mismo libro que la hoja de cálculo maestra o en otros libros. Al consolidar datos, une datos de modo que puede actualizar y agregar según sea necesario con mayor facilidad.
Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo de gastos para cada una de las oficinas regionales, puede usar la consolidación para reunir estas cifras en una hoja de cálculo maestra de gastos corporativos. Esta hoja de cálculo maestra también puede contener las ventas totales y los promedios, los niveles de inventario actuales y los productos más vendidos de toda la empresa.

Sugerencia: Si suele consolidar datos, puede serle útil basar las hojas de cálculo en una plantilla de hoja de cálculo que use un diseño coherente. Para obtener más información sobre las plantillas, consulte: Crear una plantilla. Este es también un momento ideal para configurar la plantilla con tablas de Excel.

Hay dos formas de consolidar datos: por categoría o por posición.
Consolidación por posición: Cuando los datos en las áreas de origen se organizan en el mismo orden y usan las mismas etiquetas. Use este método para consolidar datos de una serie de hojas de cálculo, como hojas de cálculo de presupuestos de departamento que se han creado a partir de la misma plantilla.
Consolidación por categoría: Cuando los datos en las áreas de origen no se organizan en el mismo orden pero usan las mismas etiquetas. Use este método para consolidar datos de una serie de hojas de cálculo que tienen diferentes diseños pero tienen las mismas etiquetas de datos.

·         Consolidar datos por categoría es similar a crear una tabla dinámica. En cambio, con una tabla dinámica, puede reorganizar fácilmente las categorías. Si quiere una consolidación más flexible por categoría, considere la posibilidad de crear una tabla dinámica en su lugar.

Nota: Los ejemplos de este artículo se crearon con Excel 2016, por lo que la vista puede diferir según qué versión use. En cambio, los pasos son los mismos.

Pasos de consolidación

1.    Si aún no lo ha hecho, en cada hoja de cálculo que contiene los datos que quiere consolidar, configure los datos del siguiente modo:

o    Asegúrese de que cada rango de datos está en formato de lista, de modo que cada columna tenga una etiqueta en la primera fila, contenga datos similares y no tenga filas o columnas en blanco.

o    Coloque cada rango en una hoja de cálculo independiente, pero no escriba nada en la hoja de cálculo maestra donde vaya a colocar la consolidación; Excel la rellenará.

o    Asegúrese de que cada rango tiene el mismo diseño.

2.    En la hoja de cálculo maestra, haga clic en la celda superior izquierda del área donde desea que aparezcan los datos consolidados.

Nota: Para evitar sobrescribir datos existentes en la hoja de cálculo de destino que contiene los datos que está consolidando, asegúrese de dejar celdas suficientes a la derecha y debajo de esta celda para los datos consolidados.

3.    En la pestaña Datos, del grupo Herramientas de datos, haga clic en Consolidar.

4.    En el cuadro Función, haga clic en la función de resumen que quiere que use Excel para consolidar los datos. La función predeterminada es SUMA.

El siguiente es un ejemplo con tres rangos de hoja de cálculo seleccionados.

5.    Seleccionar los datos

o    Si la hoja de cálculo que contiene los datos que quiere consolidar está en otro libro, haga clic primero en Examinar para buscar ese libro y, después, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Examinar. Excel introducirá la ruta del archivo en el cuadro Referencia seguida de un signo de exclamación y puede seguir seleccionando los datos.

Después, en el cuadro Referencia, haga clic en el botón Contraer diálogo para seleccionar los datos de la hoja de cálculo.

Haga clic en la hoja de cálculo que contiene los datos que quiere consolidar, seleccione los datos y después haga clic en el botón Expandir diálogo de la derecha para volver al cuadro de diálogo Consolidar.

6.    En el cuadro de diálogo Consolidar, haga clic en Agregar y repita los pasos para agregar todos los rangos que quiera.

7.    Actualizaciones automáticas frente a actualizaciones manuales: Si quiere que Excel actualice la tabla de consolidación automáticamente cuando cambie el origen de datos, active la casilla Crear vínculos con los datos de origen. Si está desactivada, puede actualizar la consolidación de forma manual.

Notas: 

o    No puede crear vínculos si las áreas de origen y destino están en la misma hoja.

o    Si necesita cambiar los rangos una vez los ha agregado, puede hacer clic en cada uno de ellos en el cuadro de diálogo Consolidar, actualizarlos cuando aparezcan en el cuadro Referencia y, después, hacer clic en Agregar. De este modo, se creará una nueva referencia de rango, por lo que tendrá que eliminar la anterior antes de volver a consolidar. Seleccione la referencia anterior y presione Suprimir.

8.    Haga clic en Aceptar y Excel generará la consolidación. No tendrá formato, tendrá que encargarse usted de él, pero solo tiene que hacerlo una vez, a menos que vuelva a ejecutar la consolidación.

o    Las etiquetas que no coincidan con las de las otras áreas de origen producirán filas o columnas independientes en la consolidación.

o    Asegúrese de que las categorías que no desea consolidar tienen rótulos únicos que aparecen solamente en un rango de origen.

Usar un informe de tabla dinámica para consolidar datos

·         Si los datos que se van a consolidar están en celdas diferentes de otras hojas de cálculo

Escriba una fórmula con referencias de celda a las otras hojas de cálculo, una por cada hoja de cálculo independiente. Por ejemplo, para consolidar datos de hojas de cálculo denominadas Ventas (en la celda B4), HR (en la celda F5) y Marketing (en la celda B9), en la celda A2 de la hoja de cálculo maestra, tendría que escribir lo siguiente:

Sugerencia: Para introducir una referencia de celda, como Ventas!B4, en una fórmula sin escribir, escriba la fórmula hasta el punto en que necesite la referencia, haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo y, después, haga clic en la celda; Excel rellena automáticamente el nombre de la hoja y la dirección de la celda. Tenga en cuenta que las fórmulas como esta pueden ser propensas a errores, porque es muy fácil seleccionar por accidente la celda incorrecta. También puede resultar difícil localizar un error una vez que se ha introducido la fórmula.

·         Si los datos que se van a consolidar están en las mismas celdas de otras hojas de cálculo

Escriba una fórmula con una referencia 3D que use una referencia a un rango de nombres de hojas de cálculo. Por ejemplo, para consolidar los datos de las celdas A2 desde Ventas hasta Marketing (ambos incluidos), tendría que escribir lo siguiente en la celda E5 de la hoja de cálculo maestra:

TABLAS DINAMICAS

Una tabla dinámica es una de las herramientas más poderosas de Excel, pero también es una de las características que más usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar. Si eres uno de ellos te estás perdiendo de utilizar una gran herramienta de Excel.

Las tablas dinámicas te permiten resumir y analizar fácilmente grandes cantidades de información con tan sólo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarán el reporte.

Las tablas dinámicas en Excel permiten agrupar datos en una gran cantidad de maneras diferentes para poder obtener la información que necesitamos. En esta ocasión explicaré el funcionamiento básico de una tabla dinámica.



Supongamos que tienes una tabla de datos que contiene mucha información sobre las ventas de la compañía entre las cuales se encuentra una columna con los productos de la empresa, también la ciudad donde se vende y las ventas correspondientes para cada ciudad.

Te han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de ventas por producto. Así que lo que necesitas hacer es sumar las ventas para cada ciudad y sumar las ventas de cada producto para obtener el reporte. En lugar de utilizar fórmulas podemos utilizar una tabla dinámica para obtener el resultado deseado. Una tabla dinámica nos permite hacer una comparación entre diferentes columnas de una tabla. Puedes imaginarte una tabla dinámica de la siguiente manera:

Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra tabla de datos que vamos a comparar. Elegimos las ciudades como las filas de nuestra tabla dinámica:

Crear una tabla dinámica

Si no tiene demasiada experiencia con tablas dinámicas o no sabe cómo empezar, las tablas dinámicas recomendadas son una buena elección. Cuando usa esta característica, Excel determina un diseño significativo haciendo coincidir los datos con las áreas más adecuadas de la tabla dinámica. Esto le ofrece un punto de partida para una experimentación adicional. Una vez creada la tabla dinámica recomendada, podrá explorar las distintas orientaciones y reorganizar los campos para conseguir resultados específicos. La característica de tablas dinámicas recomendadas se agregó en Excel 2013, por lo que si tiene una versión anterior, siga en lugar de ello las instrucciones indicadas a continuación para crear manualmente una tabla dinámica.






Tabla dinámica recomendada

Crear manualmente una tabla dinámica



Haga clic en una celda del rango de datos o de la tabla de origen.


Vaya a Insertar > Tablas > Tabla dinámica recomendada.

Excel analiza los datos y le presenta varias opciones, como en este ejemplo con los datos de gastos domésticos.

Seleccione la tabla dinámica que mejor le parezca y presione Aceptar. Excel creará una tabla dinámica en otra hoja y mostrará la lista Campos de tabla dinámica.




Haga clic en una celda del rango de datos o de la tabla de origen.


Vaya a Insertar > Tablas > Tabla dinámica

.

Si usa Excel para Mac 2011 y versiones anteriores, el botón Tabla dinámica se encuentra en el grupo Análisis de la pestaña Datos.

Excel mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámicacon el nombre de tabla o de rango seleccionado. En este caso, utilizamos una tabla denominada "tbl_HouseholdExpenses".

En la sección Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica, seleccione Nueva hoja de cálculo u Hoja de cálculo existente. En el caso de Nueva hoja de cálculo, tendrá que seleccionar la hoja de cálculo y la celda donde quiera colocar la tabla dinámica.


Si quiere incluir varios orígenes de datos o de tabla en la tabla dinámica, active la casilla Agregar estos datos al Modelo de datos.


Haga clic en Aceptar. Excel creará una tabla dinámica en blanco y mostrará la lista Campos de tabla dinámica.



Valores de tabla dinámica


Resumir valores por

De forma predeterminada, los campos de tabla dinámica que se coloquen en el área Valores se mostrarán como SUMA. Si Excel interpreta los datos como texto, se mostrarán como CONTAR. Por eso es tan importante asegurarse de no mezclar tipos de datos en los campos de valor. Para cambiar el cálculo predeterminado, pulse primero en la flecha situada a la derecha del nombre de campo y seleccione después la opción Configuración de campo de valor.

Después, cambie el cálculo en la sección Resumir valores por. Tenga en cuenta que, cuando modifique el método de cálculo, Excel lo anexará automáticamente en la sección Nombre personalizado, como "Suma de Nombre de campo", pero puede cambiarlo. Si hace clic en el botón Formato de número, puede cambiar el formato de número de todo el campo.

Sugerencia: Puesto que al modificar el cálculo en la sección Resumir valores por cambiará el nombre del campo de tabla dinámica, es mejor no cambiar el nombre de los campos de tabla dinámica hasta que haya terminado de configurarla. Un truco consiste en usar Buscar y reemplazar (Ctrl+H) >Buscar > "Suma de" y luego Reemplazar por > dejar en blanco para reemplazar todo a la vez en lugar de tener que volver a escribirlo manualmente.


Mostrar valores como

En lugar de usar un cálculo para resumir los datos, también puede mostrarlos como porcentaje de un campo. En el siguiente ejemplo, hemos cambiado nuestros importes de gastos domésticos para que aparezcan como % del total general en lugar de la suma de los valores.

Cuando haya abierto el cuadro de diálogo Configuración de campo de valor, puede hacer las selecciones en la pestaña Mostrar valores como.

Muestre un valor como cálculo y como porcentaje.

Basta con arrastrar el elemento a la sección Valores dos veces y luego establecer las opciones Resumir valores por y Mostrar valores como para cada una de ellas.
Actualización de las tablas dinámicas

Si agrega nuevos datos al origen de datos de tabla dinámica, hay que actualizar las tablas dinámicas que se hayan integrado en ese origen de datos. Para actualizar una sola tabla dinámica, puede hacer clic con el botón derecho en algún lugar del rango de tabla dinámica y luego seleccionar Actualizar. Si tiene varias de las tablas dinámicas, seleccione primero una celda en cualquier tabla dinámica y luego, en la Cinta, vaya a Herramientas de tabla dinámica > Analizar > Datos > Haga clic en la flecha situada en el botón Actualizar y seleccione Actualizar todo.

VÍNCULOS DE LIBROS DE EXCEL

VÍNCULOS DE LIBROS DE EXCEL 

Vincular de un libro de Excel a otro es propenso a errores, y debería evitarse si es posible. Si crea un vínculo a una celda en concreto en un libro fuente separado y luego cambia la estructura de ese libro fuente, Excel solo puede ajustar la referencia si el libro que contiene el vínculo está abierto cuando se realiza el cambio. Si no lo está, su vínculo podría dirigirse a una celda completamente equivocada sin avisar. Además, mover los libros o guardarlos en ubicaciones diferentes puede dar como resultado que las fórmulas se vinculen a libros de Excel no existentes. Así que generalmente es mejor realizar copias de los datos en una hoja de cálculo separada de su archivo en lugar de vincular dinámicamente. A veces, no obstante, vincular a un libro externo es inevitable. Utilizar referencias hacia celdas con nombres (ver Unidad 18) y tener mucho cuidado con los libros que están abiertos al realizar cambios puede reducir la posibilidad de error. Digamos que usted está gestionando el presupuesto para el lanzamiento de un libro. Tiene a alguien que controla el presupuesto del catering y ha calculado el coste en 10.000 €, pero usted sabe que esta cifra cambiará cuando consiga presupuestos de los proveedores. Al vincular su hoja con el presupuesto global con la hoja de catering de su compañero, puede estar seguro de que cuando actualice su trabajo, su hoja se actualizará también automáticamente.

La forma más sencilla de vincular dos archivos de Excel es tener los dos abiertos en su pantalla. Simplemente:

 · Haga clic en una celda de su archivo original

· Escriba el signo “=”

· Haga clic en la celda pertinente del segundo archivo

 · Pulse la tecla Entrar Ahora debería ver el valor de la celda seleccionada de su segundo archivo en su primer archivo. También debería ver en la barra de fórmulas algo desalentador como: =[Libro1]Hoja1!$E$12 donde:

 · [Libro1] es el nombre del archivo al que está vinculando

· Hoja1 es el nombre de la hoja de cálculo a la que está vinculando

· ! indica dónde finaliza el nombre de la hoja

 · $E$12 es la celda a la que está vinculando. Los símbolos del dólar indican una referencia absoluta (esencialmente, que si copia esta fórmula en cualquier lugar de su hoja, se vinculará a la celda E12, sin tener en cuenta nada más): Referencias de celda

. Aunque usted raramente tendrá que escribir esto partiendo de cero, podría necesitar editarlo, es decir, cambiar la hoja de cálculo o la celda vinculada. Puede hacer esto editando la fórmula directamente en la barra de fórmulas (F2 es un atajo útil para ello, ¡pruébelo!).

 De hecho, puede vincular celdas entre diferentes libros de Excel con muchas fórmulas, incluyendo aquellas que se refieren a una selección de celdas. Suponga que tenemos dos archivos, uno llamado Fuente y otro llamado Destino. En el archivo Fuente tenemos los siguientes datos sobre el uso de las letras del alfabeto:

Suponga que deseáramos ver la suma de la frecuencia de las vocales de esta lista en nuestro archivo Destino:

 · Haga clic en una celda de su archivo Destino (en este caso, E3)

 · Escriba =SUMA

 · Seleccione en el otro archivo las celdas que le gustaría sumar (puede usar Ctrl si no son adyacentes)

Debería ver algo como:

 · Pulse la tecla Entrar

 Si trabaja mucho con libros vinculados, le recomendamos desactivar la edición directa en las celdas:

 Opciones de Excel > Avanzadas > Permitir editar directamente en las celdas (desmárquela) Ahora, haciendo doble clic en una celda vinculada, se le llevará directamente al archivo fuente.

Los pasos a seguir para vincular hojas del mismo libro son los siguientes:

1.Abre un libro de Excel en blanco.

2. Situado en la hoja 1 escribe en la celda A1 un dato, por ejemplo escribe un 2. Pulsa Intro.

3. Ahora Copia este dato.

4. Sitúate ahora en la hoja 2 del libro, en la celda B5 por ejemplo, o en la que quieras

5. Arriba a la izquierda en la pestaña Inicio, tienes el icono Pegar con una flecha negra debajo del título, despliega para ver las opciones existentes pinchando sobre ella.

Elige Pegar vínculos.

6. Vuelve a situarte en la hoja 1, vas a cambiar el dato ahora escribe 222222.

7. Ve a la hoja 2 y comprueba que el cambio se ha realizado.

8. Además fíjate en la barra de formulas, está escrito: =Hoja1!$A$1 es la sintaxis que Excel da a las celdas vinculadas del mismo libro. En la primera parte se refiere al nombre de la hoja y en la segunda a la celda de dicha hoja.

9. Si la hoja tuviese nombre aparecerá dicho nombre en vez de Hoja1.

Muy bien pues ahora se trata de hacer los mismo pero en dos libros diferentes.

Los pasos a seguir para vincular hojas de diferentes libros son los siguientes:

1. Abre dos libros diferentes de Excel, de serie sus nombres serán Libro 1 y Libro 2.

2. Realiza los pasos 2 a 8 de la explicación anterior.

3. Comprueba que en la barra de formulas está escrita la sintaxis de esta acción, donde se hace referencia al los libros y a las hojas vinculadas.

Puedes seguir practicando copiando y pegando con vinculación entre diferentes hojas de diferentes libros y en diferentes celdas.

TIPOS DE GRAFICOS

                     TIPOS DE GRAFICOS EN EXCEL

    ¿QUE ES UN GRAFICO?

Un gráfico o representación gráfica ,es un tipo de representación de datos, generalmente numéricos, mediante recursos gráficos (líneas, vectores, superficies o símbolos), para que se manifieste visualmente la relación matemática o correlación estadística que guardan entre sí. También es el nombre de un conjunto de puntos que se plasman en coordenadas cartesianas y sirven para analizar el comportamiento de un proceso o un conjunto de elementos o signos que permiten la interpretación de un fenómeno. La representación gráfica permite establecer valores que no se han obtenido experimentalmente sino mediante la interpolación (lectura entre puntos) y la extrapolación (valores fuera del intervalo experimental).

                                             

                                         ¿PARA QUE SIRVEN?

Los gráficos se utilizan para ilustrar y presentar un conjunto de datos relacionados entre sí, de manera que facilite su comprensión, comparación y análisis.

Los gráficos se utilizan para ilustrar y presentar un conjunto de datos relacionados entre sí, de manera que facilite su comprensión, comparación y análisis.

Características:

- Las representaciones gráficas nos permiten conocer, analizar y comparar visual y rápidamente datos sobre la evolución de una o varias magnitudes, a lo largo del tiempo, en uno o en distintos lugares.

- Facilitan la comprensión de los hechos y las relaciones que existen entre ellos.

- Las representaciones se realizan en forma proporcionada.

           ¿COMO SE INSERTA  UN GRAFICO EN EXCEL?

• 1

Seleccionar los datos que quieres graficar

Primero vas a seleccionar el rango de datos que quieres graficar, ‘sombreándolos’ con el ratón. Para este ejemplo voy a utilizar una tabla de datos que tiene sólo dos columnas: la que tiene los nombres de etiqueta (columna Mes) y la que tiene los datos (columna Índice).

Pueden ser más columnas; pero si son demasiadas el gráfico perderá en claridad.

Es importante que tengas en cuenta lo siguiente:

1. Es mejor que tengas definidos tus propios nombres en una columna, como en el ejemplo, para que Excel asigne correctamente las etiquetas.
2. Los datos numéricos deben estar ingresados como números y no como texto.

2

Elegir el tipo de gráfico

Una vez que tienes seleccionados los datos y has verificado que todo esté correcto, vas a insertar el gráfico. Para encontrar la opción de insertar gráficos en Excel, debes seguir esta ruta:

1. Pestaña Insertar
2. Te diriges a la sección Gráficos y eliges el tipo de gráfico. Para mi caso, elegiré gráfico de Columnas.
3. Selecciona el subtipo de gráfico. Como vamos a mantenerlo sencillo, seleccionaremos el subtipo 2-D Column (Columna en 2D)

3

Verificar que todo ha salido bien

Hasta aquí todo está listo. Ya casi has terminado. Lo único que tienes que hacer es revisar que tu gráfico haya quedado bien y no tenga ‘cosas raras’.

Como puedes ver en la imagen final, los nombres de los meses se han colocado en el eje horizontal, mientras que en el eje vertical se ha generado automáticamente un rango de datos, basándose en los datos de tu tabla.

También puedes ver que el nombre de nuestra columna Índice (la que tiene los valores numéricos) aparece a la derecha, indicándonos que todas las barras azules corresponden a esta serie de valores.

ELEMENTOS DE UN GRAFICO DE EXCEL

 TITULO

En ocasiones Excel no agrega un título al gráfico al momento de crearlo, sin embargo podemos insertar un título en el gráfico aún después de su creación, solo sigue los siguientes pasos.

Título de un gráfico de Excel

Haz clic en cualquier lugar del área del gráfico que vas a modificar y selecciona el comando Título del gráficoque se encuentra dentro de la ficha Presentación:

Se muestra la siguiente lista de opciones:

• Ninguno. Esta opción significa que no deseas mostrar ningún título. También puedes utilizar esta opción para remover el título existente.
• Título superpuesto centrado. Centra el título sobre el gráfico y mantiene el tamaño actual.
• Encima del gráfico. Centra el título sobre el gráfico pero hace un espacio en la parte superior para insertar el título modificando el tamaño del gráfico.

Una vez que ha seleccionado la opción adecuada, Excel insertará una caja de texto con las palabras “Título del gráfico”.

 

Haz doble clic sobre la caja de texto y cámbialo al título adecuado. De manera opcional puedes aplicar un formato al título. Haz clic en la opción de menú Más opciones del título y Excel mostrará el cuadro de diálogo Formato del título del gráfico:

Haz clic sobre cualquier sección y elige las opciones de formato que mejor apliquen al título. Una vez que has terminado deberás hacer clic sobre el botón Cerrar.

         

EJE DE TITULO

Después de crear un gráfico con ejes, puede agregar títulos a los ejes horizontal y vertical. No puede agregarlos a los gráficos que no tengan ejes, como los gráficos circulares y de anillos.

Al igual que un título de gráfico que agregue, los títulos de ejes ayudan a las personas que ven el gráfico a comprender que tipos de datos tiene.

A continuación se indica cómo agregar títulos de eje:

1.      Asegúrese de estar trabajando en el modo de edición de Excel Online.

Si está en el modo de vista, haga clic en Editar libro > Editar en Excel Online.

2.      Haga clic en cualquier punto del gráfico para mostrar las Herramientas de gráfico en la cinta de opciones.

3.      Haga clic en Gráfico > Títulos de eje.

4.      Haga clic en Título de eje horizontal principal o Título de eje vertical principal.

5.      Siga uno de estos procedimientos:

o    Si hizo clic en Título de eje horizontal principal, seleccione Título debajo de eje.

o    Si hizo clic en Título de eje vertical principal, seleccione Título girado, Título vertical o Título horizontal.

6.      En el cuadro Texto de título, escriba un título para el eje.

Para iniciar una nueva línea en el título, presione Entrar.

Editar o quitar títulos de eje

Puede cambiar los títulos de los ejes o quitarlos del gráfico.

1.      Haga clic en cualquier parte del gráfico para visualizar las Herramientas de gráfico.

2.      Haga clic en Gráfico > Títulos de eje > Eje horizontal principal o Título de eje vertical principal.

3.      Siga uno de estos procedimientos:

o    Para cambiar el título, haga clic en Editar título de eje horizontal o Editar título de eje vertical, y edite el texto en el cuadro Texto de título.

o    Para quitar el título, haga clic en Ninguno.

AGREGAR ETIQUETAS

Puedes agregar etiquetas de datos a un gráfico de Excel para ayudar a identificar los valores mostradas en cada punto de una serie de datos. Excel permite diferentes opciones para la colocación y formato de las etiquetas.

Etiquetas en gráficos de Excel

Sigue los siguientes pasos para agregar las etiquetas de datos a tu gráfico. Haz clic sobre cualquier lugar del área del gráfico que deseas modificar y selecciona la ficha Presentación y el comando Etiquetas de datos:

El menú se muestra con las siguientes opciones:

• Ninguna. Ésta es la opción predeterminada y significa que no habrá etiquetas de datos en el gráfico.
• Centro. Coloca las etiquetas de datos en el centro de cada punto de datos.
• Extremo interno.  Posiciona las etiquetas en el extremo interno superior de los puntos.
• Base interior. Las etiquetas se mostrarán en el extremo interior inferior.
• Extremo externo. Coloca las etiquetas por fuera de cada punto.

Selecciona la mejor opción del menú y Excel colocará las etiquetas de inmediato. Para personalizar aún más las etiquetas haz clic en la opción de menú Más opciones de la etiqueta de datos y se mostrará el cuadro de diálogo siguiente:

Puedes configurar a detalle las etiquetas, inclusive puedes especificar que en lugar del valor la etiqueta muestre el nombre de la serie o de la categoría. Una vez que hallas hecho los cambios apropiados haz clic en el botón Cerrar.

Recuerda que puedes remover fácilmente las etiquetas de datos del gráfico con solo seleccionar la opción Ninguno del menú Etiquetas de datos.

LEYENDA

La Leyenda es un pequeño recuadro en el que se indica el contenido de cada una de las series que se representan con columnas del mismo color dentro del gráfico. La Leyenda muestra un pequeño rectángulo de color seguido del rótulo que corresponde a ese color

                                                 Agregar una leyenda

1.       Haga clic en el gráfico.

2.       Haga clic en Elementos de gráfico  junto a la tabla.

3.       Active la casilla de verificación de la leyenda.

Ahora, el gráfico tiene una leyenda visible.

Editar el texto de leyenda

Si los nombres de leyenda en el gráfico son incorrectos, puede cambiar el nombre de las entradas de leyenda.

1.       Haga clic en el gráfico.

2.       Haga clic en Filtros de gráfico  junto al gráfico y haga clic en Seleccionar datos.

3.       Seleccione una entrada en la lista de Entradas de leyenda (Series) y haga clic en Editar.

4.       En el campo Nombre de la serie, escriba una nueva entrada de leyenda.

SUGERENCIA: También puede seleccionar una celda de la cual se recupera el texto. Haga clic en el icono de Celda identificar y seleccione una celda.

5.       Haz clic en Aceptar.

                  TIPOS DE GRAFICOS DE EXCEL

Columnas

Un gráfico de columnas muestra los cambios que han sufrido los datos en el transcurso de un período de tiempo determinado o ilustra las comparaciones entre elementos. Las categorías se organizan horizontalmente y los valores verticalmente, con el objeto de resaltar la variación producida con el transcurso del tiempo.

Los gráficos de columnas apiladas muestran la relación de los elementos individuales con el todo.

El gráfico de columnas en perspectiva 3D compara puntos de datos a lo largo de dos ejes. En este gráfico 3D, podrá comparar la evolución de las ventas en Europa durante cuatro trimestres con el rendimiento de otro dos departamentos.

Cono, cilindro y pirámide

Los marcadores de datos en forma de cono, cilindro y pirámide pueden realizar y mejorar la presentación de gráficos de columnas y barras 3D.

Barras

                  

Los gráficos de barras ilustran las comparaciones entre elementos individuales. La categorías aparecen organizadas verticalmente y los valores horizontalmente, a fin de concentrarse en la comparación de los valores y hacer menos hincapié en el tiempo transcurrido.

Los gráficos de barras apiladas muestran la relación de los elementos individuales con el todo.

Líneas

                      

Los gráficos de líneas muestran las tendencias en los datos a intervalos idénticos.

Área

Los gráficos de área destacan la magnitud de los cambios con el transcurso del tiempo. Al mostrar la suma de los valores trazados, un gráfico de área también muestra la relación de las partes con un todo.

XY (Dispersión)

                                 

Los gráficos XY (Dispersión) muestran la relación entre los valores numéricos de varias series de datos o trazan dos grupos de números como una única serie de coordenadas XY. Este tipo de gráficos muestra los intervalos, o agrupaciones, de datos y suele utilizarse para representar datos científicos.

Al organizar los datos, sitúe los valores X en una fila o columna y, a continuación, los valores Y correspondientes en las filas o columnas adyacentes.

Burbujas

Un gráfico de burbujas es un tipo de gráfico XY (Dispersión). El tamaño del marcador de datos indica el valor de una tercera variable.

Para organizar los datos, sitúe los valores X en una fila o columna y, a continuación, introduzca los valores Y y los tamaños de burbuja en las fijas o columnas adyacentes.

Circular

                              

Un gráfico circular muestra el tamaño proporcional de los elementos que conforman una serie de datos en función de la suma de los elementos. Siempre mostrará una única serie de datos y es útil cuando se desea destacar un elemento significativo.

Para hacer más visibles los sectores pequeños, podrá agruparlos como un solo elemento del gráfico circular y, a continuación, descomponer dicho elemento en otro gráfico circular o de barras más pequeño situado junto al gráfico principal.

Anillos

Al igual que un gráfico circular, un gráfico de anillos muestra la relación de las partes con un todo, aunque puede contener más de una única serie de datos. Cada anillo de un gráfico de anillos representa una serie de datos.

Cotizaciones

El gráfico Máximo, mínimo, cierre suele utilizarse para ilustrar la cotización de acciones. Asimismo, este tipo de gráficos puede utilizarse para datos científicos, por ejemplo, para indicar cambios de temperatura. Debe organizar los datos en el orden correcto para éstos y otros tipos de gráficos de cotizaciones.

Un gráfico de cotizaciones que mide volúmenes tiene dos ejes de valores: uno correspondiente a las columnas que miden el volumen y el otro para la cotización de los valores. Podrá incluir el volumen en un gráfico Máximo, mínimo, cierre o en un gráfico Apertura, máximos, mínimos, cierre.

Superficie

Los gráficos de superficie son útiles cuando se desea buscar las combinaciones óptimas entre dos conjuntos de datos. Como en un mapa topográfico, los colores y los diseños indican las áreas que se encuentran dentro del mismo rango de valores.

Este gráfico muestra las diversas combinaciones de temperaturas y tiempos que dan como resultado la misma medida de resistencia a la tensión.

Radial

En un gráfico radial, cada categoría tiene su propio eje de valores con epicentro en el punto central. Las líneas conectan todos los valores de las mismas series.

El gráfico radial compara los valores agregados de muchas series de datos. En este gráfico, la serie de datos que abarca la mayor parte del área (Marca A), representa la marca con mayor contenido vitamínico.