VÍNCULOS DE LIBROS DE EXCEL
Vincular de
un libro de Excel a otro es propenso a errores, y debería evitarse si es
posible. Si crea un vínculo a una celda en concreto en un libro fuente separado
y luego cambia la estructura de ese libro fuente, Excel solo puede ajustar la
referencia si el libro que contiene el vínculo está abierto cuando se realiza
el cambio. Si no lo está, su vínculo podría dirigirse a una celda completamente
equivocada sin avisar. Además, mover los libros o guardarlos en ubicaciones
diferentes puede dar como resultado que las fórmulas se vinculen a libros de
Excel no existentes. Así que generalmente es mejor realizar copias de los datos
en una hoja de cálculo separada de su archivo en lugar de vincular
dinámicamente. A veces, no obstante, vincular a un libro externo es inevitable.
Utilizar referencias hacia celdas con nombres (ver Unidad 18) y tener mucho
cuidado con los libros que están abiertos al realizar cambios puede reducir la
posibilidad de error. Digamos que usted está gestionando el presupuesto para el
lanzamiento de un libro. Tiene a alguien que controla el presupuesto del
catering y ha calculado el coste en 10.000 €, pero usted sabe que esta cifra
cambiará cuando consiga presupuestos de los proveedores. Al vincular su hoja
con el presupuesto global con la hoja de catering de su compañero, puede estar
seguro de que cuando actualice su trabajo, su hoja se actualizará también
automáticamente.
La forma más sencilla de vincular dos archivos de Excel es
tener los dos abiertos en su pantalla. Simplemente:
· Haga clic en una celda de
su archivo original
·
Escriba el signo “=”
· Haga
clic en la celda pertinente del segundo archivo
· Pulse la tecla Entrar
Ahora debería ver el valor de la celda seleccionada de su segundo archivo en su
primer archivo. También debería ver en la barra de fórmulas algo desalentador
como: =[Libro1]Hoja1!$E$12 donde:
· [Libro1] es el nombre del
archivo al que está vinculando
·
Hoja1 es el nombre de la hoja de cálculo a la que está vinculando
· !
indica dónde finaliza el nombre de la hoja
· $E$12 es la celda a la
que está vinculando. Los símbolos del dólar indican una referencia absoluta
(esencialmente, que si copia esta fórmula en cualquier lugar de su hoja, se
vinculará a la celda E12, sin tener en cuenta nada más): Referencias de celda
. Aunque usted raramente tendrá que escribir esto partiendo
de cero, podría necesitar editarlo, es decir, cambiar la hoja de cálculo o la
celda vinculada. Puede hacer esto editando la fórmula directamente en la barra
de fórmulas (F2 es un atajo útil para ello, ¡pruébelo!).
De hecho, puede
vincular celdas entre diferentes libros de Excel con muchas fórmulas,
incluyendo aquellas que se refieren a una selección de celdas. Suponga que
tenemos dos archivos, uno llamado Fuente y otro llamado Destino. En el archivo
Fuente tenemos los siguientes datos sobre el uso de las letras del alfabeto:
Suponga que deseáramos ver la suma de la frecuencia de las vocales
de esta lista en nuestro archivo Destino:
· Haga clic en una celda de
su archivo Destino (en este caso, E3)
· Escriba =SUMA
· Seleccione en el otro
archivo las celdas que le gustaría sumar (puede usar Ctrl si no son adyacentes)
Debería ver algo como:
· Pulse la tecla Entrar
Si trabaja mucho con
libros vinculados, le recomendamos desactivar la edición directa en las celdas:
Opciones de Excel
> Avanzadas > Permitir editar directamente en las celdas (desmárquela)
Ahora, haciendo doble clic en una celda vinculada, se le llevará directamente
al archivo fuente.
Los pasos a seguir para vincular
hojas del mismo libro son los siguientes:
1.Abre un libro de Excel en blanco.
2. Situado en la hoja 1 escribe en la celda
A1 un dato, por ejemplo escribe un 2. Pulsa Intro.
3. Ahora Copia este dato.
4. Sitúate ahora en la hoja 2 del libro, en
la celda B5 por ejemplo, o en la que quieras
5. Arriba a la izquierda en la pestaña
Inicio, tienes el icono Pegar con una flecha negra debajo del título, despliega
para ver las opciones existentes pinchando sobre ella.
Elige Pegar vínculos.
6. Vuelve a situarte en la hoja 1, vas a
cambiar el dato ahora escribe 222222.
7. Ve a la hoja 2 y comprueba que el cambio
se ha realizado.
8. Además fíjate en la barra de formulas,
está escrito: =Hoja1!$A$1 es la sintaxis que Excel da a las celdas vinculadas
del mismo libro. En la primera parte se refiere al nombre de la hoja y en la
segunda a la celda de dicha hoja.
9. Si la hoja tuviese nombre aparecerá dicho
nombre en vez de Hoja1.
Muy bien pues ahora se trata de hacer los
mismo pero en dos libros diferentes.
Los pasos a seguir para
vincular hojas de diferentes libros son los siguientes:
1. Abre dos libros diferentes de Excel, de
serie sus nombres serán Libro 1 y Libro 2.
2. Realiza los pasos 2 a 8 de la explicación
anterior.
3. Comprueba que en la barra de formulas está
escrita la sintaxis de esta acción, donde se hace referencia al los libros y a
las hojas vinculadas.
Puedes seguir practicando copiando y pegando
con vinculación entre diferentes hojas de diferentes libros y en diferentes
celdas.
