BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO DE EXCEL
La barra de herramientas de acceso rápido de Excel es básicamente un menú visual que contiene varios botones que invocan a las funciones más utilizadas en Excel. La barra de herramientas de acceso rápido, como su nombre lo indica, sirve para ejecutar rápidamente una operación, en otras palabras la barra de herramientas de acceso rápido permite crear atajos de acceso a comandos como Guardar, Deshacer y Rehacer.
La barra de herramientas de acceso por omisión está ubicada junto al botón de Microsoft Office, pero es posible cambiarla de ubicación y colocarla debajo de la cinta de opciones. Para cambiar la ubicación de la barra de herramientas de acceso rápido, haz clic en la flecha al final de la barra de herramientas y selecciona Mostrar debajo de la cinta de opciones.
La barra de herramientas de acceso rápido es personalizable, puedes agregar o quitar botones de acceso según consideres necesario. Para ello requieres abrir el menú desplegable que se encuentra a la derecha de la barra y seleccionar Personalizar Barra deHerramientas de Acceso Rápido.
BARRA DE TITULO Y BOTONES DE ACCION
Al abrir Excel o crear un nuevo documento, por omisión el nombre de archivo será Libro1, nombre temporal que puede ser modificado al momento de guardar el documento.
Al asignarle un nuevo nombre al libro de trabajo, la barra de título se modificará para reflejar el cambio.
La barra de título contiene los botones de minimizar
, maximizar
o restaurar
y el botón de cerrar
. Estos botones están localizados en el extremo derecho de la barra de titulo.
, maximizaro restaurar y el botón de cerrar. Estos botones están localizados en el extremo derecho de la barra de titulo.BARRA DE FICHAS O DE MENU
La Barra de Menús de Excel 2003, está ubicada debajo de la barra de título y sirve para agrupar los comandos de Excel en categorías denominados también menús. El contenido de los menúes se puede visualizar haciendo clic en el nombre del menú con el botón izquierdo del ratón.
A la derecha de la barra de menú, aparece un cuadro de ayuda. Para obtener información solo debes escribir una pregunta y pulsar la tecla <<Enter>>.
La barra de menús Excel está compuesta por los siguientes menúes:
Archivo: Agrupa comandos relacionados con el manejo de libros de trabajo como abrir, guardar, cerrar, imprimir y crear nuevos archivos.
Edición: Contiene comandos para editar el contenido de la hoja de trabajo como copiar, cortar, más allá, buscar y reemplazar texto.
Ver: Reúne comandos para cambiar la forma en que el libro se muestra en la pantalla.
Insertar: Contiene comandos que permiten insertar objetos en una hoja de trabajo, como gráficos y tablas.
Formato: Lista los comandos para modificar texto, como cambiar tipo de letra y alinear celdas.
Herramientas: Muestra herramientas adicionales como el corrector ortográfico y macros.
Datos: Agrupa los comandos para analizar y manipular datos.
Ventana: Comandos para visualizar y organizar varios libros de trabajo.
Ayuda: Obtiene ayuda sobre cómo utilizar el la aplicación Excel.
CINTA DE OPERACIONES
La barra de menús Excel está compuesta por los siguientes menúes:
Archivo: Agrupa comandos relacionados con el manejo de libros de trabajo como abrir, guardar, cerrar, imprimir y crear nuevos archivos.
Edición: Contiene comandos para editar el contenido de la hoja de trabajo como copiar, cortar, más allá, buscar y reemplazar texto.
Ver: Reúne comandos para cambiar la forma en que el libro se muestra en la pantalla.
Insertar: Contiene comandos que permiten insertar objetos en una hoja de trabajo, como gráficos y tablas.
Formato: Lista los comandos para modificar texto, como cambiar tipo de letra y alinear celdas.
Herramientas: Muestra herramientas adicionales como el corrector ortográfico y macros.
Datos: Agrupa los comandos para analizar y manipular datos.
Ventana: Comandos para visualizar y organizar varios libros de trabajo.
Ayuda: Obtiene ayuda sobre cómo utilizar el la aplicación Excel.
CINTA DE OPERACIONES
La cinta de opciones está compuesta por un conjunto de pestañas o fichas. La cinta de opciones sirve para agrupar fichas que contienen los comandos ejecutados en Excel.
La cinta de opciones, por defecto, se divide en siete pestañas:
Inicio: Contiene iconos de formato y edición
Insertar: Objetos en el archivo, como fotografías, gráficos, encabezado / pie de página y tablas dinámicas
Diseño de Página: Márgenes establecidos, orientación de página, líneas de división y encabezados
Formulas: Funciones, fórmulas y Autosuma
Datos: Los datos procedentes de otras fuentes, tales como Access, texto, o en la web, validación y herramientas de clasificación
Revisar: corrector ortográfico, diccionario de sinónimos, los comentarios y la protección del libro u hoja de trabajo.
Vista: puntos de vista de la hoja de cálculo, zoom, macros, fórmulas, líneas de división, y el interruptor de iconos de Windows para cambiar entre las hojas de cálculo abiertas.
CUADRO DE NOMBRES
El cuadro de nombres en Excel está ubicado a la izquierda de la barra de fórmulas, justo por arriba de la columna A. La mayoría de los usuarios de Excel conocen este espacio porque siempre muestra la dirección de la celda activa, pero hoy te mostraré 9 usos diferentes que podemos dar al cuadro de nombres.
A continuación encontrarás el listado de tareas que podemos lograr utilizando el cuadro de nombres pero debo decirte que dichas tareas no son exclusivas del cuadro de nombres sino que muchas de ellas las podemos realizar utilizando otros comandos de Excel.
La intención de este artículo es que conozcas las posibilidades de uso del cuadro de nombres y puedas decidir si dicho método es útil para realizar tu trabajo en Excel.
1. Determinar la dirección de la celda activa
El cuadro de nombres siempre muestra la dirección de la celda activa, es decir, la dirección de la celda que está seleccionada en la hoja actual. Por ejemplo, la siguiente imagen muestra que la celda B3 está seleccionada y el cuadro de nombres despliega su dirección:
2. Conocer el número de filas y columnas del rango seleccionado
Al seleccionar más de una celda en la hoja, el cuadro de nombres mostrará la cantidad de filas y columnas de dicha selección. Esta información se muestra al momento de hacer la selección, es decir, mientras el botón izquierdo del ratón aún está pulsado.
La siguiente imagen muestra la información desplegada en el cuadro de nombres mientras selecciono el rango B3:E10.
La leyenda 8F x 4C nos indica que hemos seleccionando un rango de 8 filas y 4 columnas. Al momento de soltar el botón izquierdo del ratón, el cuadro de nombres volverá a mostrar la dirección de la celda activa.
3. Activar una celda
Es posible cambiar la celda activa insertando su dirección en el cuadro de nombres y pulsar la tecla Entrar. Por ejemplo, si la celda A1 está activa y quieres moverte a la celda X35, puedes ingresar dicha dirección en el cuadro de nombres y pulsar entrar.
También podemos utilizar esta técnica para navegar entre celdas de diferentes hojas. Por ejemplo, si estoy en la Hoja1 y quiero activar la celda X35 de la Hoja2, puedo ingresar la referencia Hoja2!X35 en el cuadro de nombres y pulsar Entrar.
4. Seleccionar un rango de celdas
Si ingresas la dirección de un rango en el cuadro de nombres y pulsas la tecla Entrar, se hará la selección de dicho rango en la hoja actual. Por ejemplo, después de ingresar B5:D8 y pulsar Entrar, obtendrás el siguiente resultado:
Con esta técnica puedes seleccionar rangos discontinuos de celdas con solo separarlos por una coma (o punto y coma dependiendo de la configuración regional de tu equipo). En la siguiente imagen puedes ver que he ingresado la referencia A1:A5, C3:C8 y al pulsar la tecla Entrar obtendré el siguiente resultado:
5. Seleccionar la fila o columna actual
Es posible utilizar el cuadro de nombres para seleccionar rápidamente la columna o fila actual. Suponiendo que la celda activa es la celda B2, ingreso la letra F en el cuadro de nombres y pulso la tecla Entrar para seleccionar la fila actual como se muestra en la siguiente imagen:
Por el contrario, si quieres seleccionar la columna actual debes ingresar la letra C y pulsar Entrar.
En caso de que tengas Excel en inglés, deberás utilizar las letras R o C para seleccionar la fila o columna actual respectivamente.
6. Asignar un nombre a una celda o rango
Asignar un nombre a una celda o un rango facilita en gran medida su inclusión en cualquier fórmula y es posible utilizar el cuadro de nombres para realizar dicha asignación.
Para asignar un nombre a una celda o rango, comenzamos por seleccionar la celda (o rango) y en el cuadro de nombres introducimos el nombre. Por ejemplo, seleccionaré la celda B3 y en seguida colocaré el nombre TasaInteres en el cuadro de nombres y pulsaré la tecla Entrar.
De ahora en adelante puedo utilizar el nombre TasaInteres dentro de mis fórmulas para hacer referencia a la celda B3.
Una ventaja de utilizar nombres en Excel es que, podemos cambiar la tasa de interés a otra celda y no será necesario modificar cada una de las fórmulas que la utilizan sino que será suficiente con modificar la definición del nombre TasaInteres para editar la referencia del nombre.7. Moverse a un nombre de rango existente
Una vez que has creado un nombre en tu libro de Excel, podrás moverte fácilmente hacia esa celda con tan solo ingresar dicho nombre en el cuadro de nombres y pulsar Entrar.
Ya que de manera predeterminada la definición de un nombre es válida para todo el libro, podrás estar en cualquier hoja e ingresar el nombre para que Excel te lleve a la hoja y celda definidas para dicho nombre.
8. Mostrar la lista de rangos nombrados
El cuadro de nombres nos facilitará el acceso a la lista de nombres que hemos creado en nuestro libro. Solo debes hacer clic en la flecha que se muestra en el extremo derecho del cuadro de nombres.
Como resultado se mostrará el listado de nombres en nuestro libro y será suficiente con seleccionar cualquiera de ellos para ir a la celda a la cual hace referencia.
9. Mostrar el código de una macro
Si tienes una macro en tu libro de Excel, puedes mostrar fácilmente su código si colocas el nombre de la macro en el cuadro de nombres y pulsas Entrar. Se abrirá el Editor de Visual Basic mostrando el código de la macro indicada.
CELDAS ACTIVAS
Una celda activa es una celda que está abierta para su manipulación. En general, cuando una celda está activa se diferencia gráficamente del resto de las celdas, mediante un marco, recuadro o contorno más grueso.
Si se ha realizado la selección de un rango, la celda activa se localiza en la primera celda que se ha determinado para seleccionar el rango.
En la celda activa se distinguen tres partes que se detallan a continuación:
1. El interior de la celda: área blanca delimitada por el borde de la misma. Al situar el cursor del ratón sobre ella éste toma apariencia de cruz blanca ancha.
Si se ha realizado la selección de un rango, la celda activa se localiza en la primera celda que se ha determinado para seleccionar el rango.
En la celda activa se distinguen tres partes que se detallan a continuación:
1. El interior de la celda: área blanca delimitada por el borde de la misma. Al situar el cursor del ratón sobre ella éste toma apariencia de cruz blanca ancha.
2. Borde: marco grueso que rodea la celda, o rango de celdas. La apariencia del cursor del ratón al situar cerca del borde es el de flecha blanca que en la punta tiene una cuádruple flecha.
3. Cuadro de llenado: situado en la esquina inferior derecha de la celda activa, o del rango de celdas. Al situar el cursor del ratón sobre él éste toma apariencia de cruz negra fina .
La dirección de la celda activa aparece siempre en el lateral izquierdo de la barra de fórmulas.
BARRA DE FORMULAS
A medida que se introduzca una función en la fórmula, la Paleta de fórmulas irá mostrando el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula.
En la paleta aparecerá la primera función que hay insertada en la fórmula y cada uno de sus argumentos. Puede modificar la primera función, o modificar otra función de la misma fórmula, pulsando en la barra de fórmulas en cualquier posición dentro de la función.
FILAS
En Excel, una fila es un grupo de celdas que se agrupan horizontalmente de izquierda a derecha del libro de trabajo.
Las filas se identifican mediante un número que se encuentra en la parte izquierda del documento. Este número se conoce como cabecera de la fila y va desde 1 a 65.536. En total hay 65.536 filas en cada hoja de cálculo Excel.
Las filas indican que tan lejos se encuentra un objeto desde la izquierda hasta la posición actual.
La fila activa es aquella donde se encuentra la celda activa.
COLUMNA
CELDA
Una celda en Excel es la intersección de una fila y una columna. Una celda puede contener texto, números, fecha, instrucciones, funciones u otros datos. También se puede combinar el cálculo con datos o instrucciones dispuestas en otras hojas del libro.
En general las celdas se representan de forma rectangular y se ubican por un número/letra de fila y un número/letra de columna, y pueden ser identificadas con un nombre único, por ejemplo B4 (columna B, fila 4).
BOTONES DE DESPLAZAMIENTO
Para moverse dentro de una hoja de trabajo se utilizan las barras de desplazamiento vertical u horizontal. También puedes utilizar el mouse o teclado:
Para ir a la siguiente hoja utiliza CTRL+AVPAG
Para ir a la hoja anterior utiliza CTRL+REPAG
La barra de desplazamiento muestra el nombre o etiqueta de las hojas de trabajo que contiene el libro de Excel. Si cambiar de hoja de trabajo puedes hacer clic sobre el nombre de la misma, si existen muchas hojas y no caben en la barra de etiquetas, puedes utilizar los botones de desplazamiento:
Hoja anterior o previa a la que hoja activa.
Hoja siguiente o posterior a la hoja activa.
Ultima hoja.
Ultima hoja.
BARRA VERTICAL DE DESPLAZAMIENTO
La barra de desplazamiento vertical es una barra vertical con dos extremos con flechas que apuntan en sentidos contrarios (arriba y abajo) y que suelen ubicarse en los extremos de una ventana, recuadro o cuadro de texto.
Las barras de desplazamiento horizontal permiten desplazar el contenido del cuadro hacia la arriba o hacia la abajo, empleando el mouse u otro dispositivo de cursor.
Las barras de desplazamiento horizontal permiten desplazar el contenido del cuadro hacia la arriba o hacia la abajo, empleando el mouse u otro dispositivo de cursor.
HOJAS
Excel le proporciona tres hojas de cálculo en un libro pero puede agregar más hojas de cálculo (y otros tipos de hojas, como una hoja de gráfico, una hoja de macro o una hoja de cuadro de diálogo), cambiarles el nombre o eliminarlas según sea necesario.
El nombre (o título) de una hoja de cálculo aparece en la ficha de hoja correspondiente, en la parte inferior de la pantalla. De forma predeterminada, el nombre es Hoja1, Hoja2, etc., aunque se puede especificar un nombre más adecuado a cualquier hoja de cálculo.
Excel le proporciona tres hojas de cálculo en un libro pero puede agregar más hojas de cálculo (y otros tipos de hojas, como una hoja de gráfico, una hoja de macro o una hoja de cuadro de diálogo), cambiarles el nombre o eliminarlas según sea necesario.
El nombre (o título) de una hoja de cálculo aparece en la ficha de hoja correspondiente, en la parte inferior de la pantalla. De forma predeterminada, el nombre es Hoja1, Hoja2, etc., aunque se puede especificar un nombre más adecuado a cualquier hoja de cálculo.
BARRA DE ESTADO
Barra de Estado está localizada en la parte inferior de la hoja de cálculo. La barra de estado sirve para presentar una breve descripción acerca del comando que ha sido seleccionado o del estado actual del libro de trabajo.La barra de estado sirve para presentar una breve descripción acerca del comando que ha sido seleccionado o del estado actual del libro de trabajo.
La barra de herramientas muestra varios indicadores aparecen en esquina inferior derecha de la pantalla. Aquí están algunos ejemplos:
Listo indica que Excel está listo para recibir un nuevo comando.
Introducir indica que se está ingresando contenido en una celda.
Editar indica que una celda esta en modo de edición.
Modificar indica que se modificando una celda.
Algunos ejemplos de teclas de alternancia que se muestran en la barra de estado son:
Bloq Num Si se pulsa el teclado numérico se activa o desactiva. Si el teclado numérico esta activo puedes ver letras “NUM” en la barra de estado.
Bloq Mayus al estar activa muestra la palabra MAYUS en la barra de estado.
Otras funciones que aparecen en la barra de estado se Bloq Desp y Fin.
La barra de herramientas muestra varios indicadores aparecen en esquina inferior derecha de la pantalla. Aquí están algunos ejemplos:
Listo indica que Excel está listo para recibir un nuevo comando.
Introducir indica que se está ingresando contenido en una celda.
Editar indica que una celda esta en modo de edición.
Modificar indica que se modificando una celda.
Algunos ejemplos de teclas de alternancia que se muestran en la barra de estado son:
Bloq Num Si se pulsa el teclado numérico se activa o desactiva. Si el teclado numérico esta activo puedes ver letras “NUM” en la barra de estado.
Bloq Mayus al estar activa muestra la palabra MAYUS en la barra de estado.
Otras funciones que aparecen en la barra de estado se Bloq Desp y Fin.
TIPOS DE VISTA
Las opciones que nos ofrece son:
1.-Vistas de Libro:
Vista Normal: Muestra el documento en vista normal.
Vista Diseño de Pagina: Muestra el documento talo y como aparecerá en la página impresa.
Vista previa de salto de página: Muestra una vista preliminar donde se interrumpen las páginas al imprimir el documento.
Vistas personalizadas: Guarda un conjunto de valores de configuración de presentación e impresión como una vista personalizada.
Vista Pantalla Completa: Muestra el documento en modo de pantalla completa.
ZOOM
Zoom: abre el cuadro de dialogo de zoom para especificar el nivel del zoom del documento.
En la mayoría de los casos, también se puede utilizar los controles de zoom de la barra de estado en la parte inferior de la ventana para acercar o alejar el documento.
100%: Aplique un zoom del 100% del tamaño normal al documento
Ampliar Selección: Realice un zoom del libro para que el rango de celdas seleccionado actualemente rellene toda la ventana.
BOTÓN DE AYUDA
Tenemos varios métodos para obtener Ayuda con Excel.
Un método consiste en utilizar la Barra de Menús. Haciendo clic en el interrogante. Podremos utilizar cualquiera de estas opciones:
- Ayuda de Microsoft Excel,nos mostrará una pantalla en la que podremos ver la ayuda a través de un índice, buscando por palabras en Contenido o mediante el Asistente para ayuda que nos permite hacer preguntas en lenguaje natural.
- Mostrar el ayudante de Office, es un gráfico animado que nos ayuda en determinadas ocasiones cuando detecta que necesitamos ayuda, por ejemplo si ve que vamos a crear una hoja de cálculo nos ofrecerá ayuda para ello, etc.
- Microsoft Office Online, ésta es una nueva característica de Excel2003. Abre en el panel de tarea un diálogo de búsqueda de ayuda en línea de Microsoft.
